Virtuelle teams udfordres af vilkårene
Virtuelle teams, er grupper der helt eller delvis samarbejder på tværs af flere fysiske arbejdssteder. Teamets vilkår kan være, at deltagerne der arbejder
– på samme tid og på sted
– på samme tid men på forskellige steder
– på samme sted men på forskellige tider
– på forskellige tider og forskellige steder
Den spredte placering og organiseringen af virtuelle teams giver nogle særlige udfordringer både for deltagere og ledere. Særligt vil jeg fremhæve tre:
For det første bliver vores relationer svagere, når vi ikke har et samvær på arbejdspladsen, og det kan igen udfordre tillidsniveauet i teamet eller projektet. Det kræver at vi særligt arbejder med den uformelle kommunikation og den sociale opmærksomhed.
For det andet udfordrer det virtuelle samarbejde teamets fællesskab. Fokus på de fælles mål og de indsatser som deltagerne hver især skal bidrage med at nå målet. Dette kræver konstant fokus på at gentage og give feedback på netop det fælles grundlag. Ligeledes må den gensidige afhængighed på tværs arbejdsstederne gøres synlig, nærværende så den enkelte føler et engagement også for de kolleger der ikke er synlige i dagligdagen.
Og for det tredje er struktur og kommunikation nødvendige at have fastlagt deltaljerede og accepterede regler for. Det kræver at alle er enige om, hvilke medier der anvendes til hvad, hvornår og hvordan.
Hvad vi kan lære af Google?
I Google’s globale organisation har man gennemført et projekt, der skulle identificere mønstre for teams, der yder høje præstationer. Man arbejdede dels med et meget målrettet og struktureret team – der var klare roller, mål, dagsordener til møder og medlemmer havde tydelige og høje ambitioner og kompetenceniveauer. Man sammenlignede med teams, der blev set som mere gennemsnitlige, og hvor medlemmerne agerede mere ustruktureret, var mere sociale og uden skarpe grænser på roller og ansvar. Dette teams møder var heller ikke bygget op omkring styring af tid og emner på en dagsorden.
Det blev observeret, at i det første team blev teammedlemmerne ved at optræde som individer, når de var samlet, og der var ikke meget, der pegede i retning af, at teamet kunne skabe synergi i deres fællesskab. Modsat blev det konkluderet for det andet team, at den gensidige anerkendelse og ligeværdighed, sociale opmærksomhed og løse strukturer bidrog til, at synergien var tydeligere.
Et tema for Googles undersøgelser er, at en gruppe, der udvikler normer for deres samarbejde – de kan være formelle eller uformelle – opnår bedre præstationer end andre teams. To klare budskaber kommer ud af Googles projekt:
- Teamets medlemmer havde samme taletid når de var samlet. Nogle gange talte alle om det samme emne, på andre tidspunkter skiftede det mellem, at lederen og enkelte medlemmer talte mest, men som en sum viste det sig, at alle havde talt nogenlunde lige meget. Så længe enhver oplevede at have mulighed for at komme til orde, præsterede teamet godt. Men så snart enkelte overtog kommunikationen, faldt den kollektive intelligens.
- Teamets medlemmer havde højt niveau af empati for andre. De viste sig meget kompetente i at afkode andres tilstand baseret på toneleje, udseende og andre nonverbale udtryk. Dette udvikler det, forskere kalder psykologisk sikkerhed, der igen hænger sammen med følsomme og følelsesladede samtaler. Når et teams medlemmer føler sig sikre og trygge, støtter det dem i at tale om problemer, bekymringer og indre uro. Det skaber både tryghed og fællesskabsfølelser, der i denne case mere end noget andet peger ind i at teams præsterer over gennemsnittet.
Vær virtuelt social
En af tidens eksperter i forandringsledelse er Rick Maurer, og hans budskabet er klart og uhyre enkelt. Hvis du vil have mennesker med på dine idéer – og have dem med gennem forandringer – er der tre ting der afgørende påvirker dem til at følge dig:
- De skal forstå budskabet
- De skal kunne lide det, de hører
- De skal kunne lide dig, som er afsender af budskabet
Det betyder, at de sociale relationer i virtuelle teams spiller helt afgørende ind – I må prioritere tid sammen – både når I mødes fysisk og virtuelt. For virtuel teams er kommunikation det helt afgørende. I særdeleshed er valg af medier i centrum for, om teamets medlemmer gør den oplevede afstand kortere eller længere. Både som leder og som medlem af virtuelle teams er det vigtigt, at I er meget bevidste om
- Hvad I vil kommunikere
- Hvordan I vil udtrykke det
- På hvilke medier, du I kommunikerer
og at resultatet bliver, at afstandene mellem jer efter kommunikationen er blevet kortere.
Seks genveje til tættere virtuelt samarbejde
Hvis du leder eller er medlem af et team, der helt eller delvist samarbejde på tværs af flere arbejdssteder, så bring disse spørgsmål op på jeres teammøder. Sørg for at alle deltager aktivt og I får skrevet jeres svar ned. Gør jeres leveregler visuelle både i de fysiske og virtuelle rum.
- Hvor hyppigt skal vi være tilstede og bidrage på vores fælles platform?
- Hvor meget og hvordan skal vi kommunikere om, hvad vi laver?
- Hvilke typer af spørgsmål skal vi sende, når vi mangler hjælp?
- Hvordan konkluderer vi på diskussioner i en tråd?
- Hvordan bruger vi billeder, video, symboler?
- Hvornår kan vi fortolke delinger og opdateringer som spam?
