Indlæg

, ,

3 veje til virtuelle møder der virker

3 veje til virtuelle møder

Moderne organisationer er spredt for alle vinde. Vi er placerede på mange adresser rundt i regionen, i landet eller i verden. Arbejdsstederne er ikke placeret som vinden blæser, men ud fra hensyn til at være i tæt kontakt med kunder eller borgere eller i nærheden af råstoffer, kompetencer eller på områder med lave omkostninger.

For at opnå en effektiv og sammenhængende organisation, må vi mødes. Virtuelle møder er dagligt løsningen for rigtig mange ledere og teammedlemmer. Vores dag kan blive langt mere effektiv og vi kan spare tid og rejseomkostninger ved at holde samtaler og møder virtuelt.

Ja, vi mister en del af kommunikationen ved at mødes på video, telefon, chat eller hvad vores udvalgte platforme giver mulighed for. Men gennem forberedelse og planlægning, kan vi lykkes med at skabe fællesskab gennem virtuelle møder.

3 veje til det effektive virtuelle møde

1 – Vær forudsigelig og tydelig før mødet

Følg en fastlagt plan for de møder dit team eller projektgruppe skal have over en periode. Udsend materialer på aftalte tidspunkter inden mødet. Send kun det, deltagere skal have læst. Arbejd med at skabe forventninger til hinanden om bidrag og udbytte.

Lav en dagsorden der stiller krav til at enhver har forberedt sig – at man har læst og fortolket det udsendte. Kontakt de personer direkte, som du særligt ønsker bidrag fra.

2 – Vær krævende og imødekommende under mødet

At facilitere et virtuelt møde kræver forberedelse og kompetencer. Som leder eller projektleder er du ikke den naturlige facilitator. Uddan jer til at køre møderne på de platforme, I vælger at arbejde på. Lav en drejebog og følg den samtidig med at I navigerer efter de behov, der dukker op.

3 – Vær stringent og vedholdende efter mødet

Det referat I skal arbejde efter, skal ikke blot distribueres efter mødet. Det fungerer bedst når det laves undervejs i mødet i et skrivevindue på skærmene. Så kan alle se på skrift, hvad der er besluttet og hvem der har ansvar for hvad. Følg op over for hver enkelt og bliv ved til hun/han har opfyldt sit ansvar og leveret.

Kun gennem jeres virtuelle adfærd kan I skabe en kultur, hvor møderne bygger praksisfællesskaber over afstandene mellem jer.

Hør mere om virtuelle møder i denne video, hvor du får nogle konkrete eksempler på, hvordan du skaber de perfekte rammer for det virtuelle møde.


Portfolio Items