At lede og samarbejde over distancen betyder, at jeres daglige kommunikation foregår via IT. Med de mange teknologier, vi i dag har til rådighed, kan det virtuelle samarbejde fungere fint alene ved kommunikation over distancer. Der er dog endnu kommer den kanal eller platform, der kan erstatte det fysiske møde. Derfor vil det ofte tilføre en helt særlig værdi, at du samler dit virtuelle team.

Typisk gør det en markant forskel ved opstart af nye projekter, ved implementering af ny strategi og mind-set for fremtidens aktiviteter på lokationerne. Ligeledes vil fysiske samlinger være afgørende når I skal afklare uenigheder eller afklare hinandens forskelligheder og få disse smeltet sammen til en fælles mission på tværs af arbejdsstederne.

Godt at se dig!

Inden for psykologien dækker begrebet arousal over en tilstand af årvågenhed, modtagelighed over for sanseindtryk og mental parathed. Arousal opstår i det samvær, vi oplever, når vi samles med andre. Vi mærker en opstemthed, der kan give os energi og afføde en øget arbejdsindsats.

I forskning inden for arbejdsmotivation fremgår det således, at vores motivation til at præstere er større, når vi føler os anerkendt som en del af et socialt fællesskab, end når vi ikke føler os som en del af fællesskabet[i]. Arousal indgår som en del af social presence-teorien, der handler om, at jo mere social tilstedeværelse, vi har i en kommunikation, des bedre opbygger vi relationer og forståelse for hinanden.

En række eksperimenter har desuden vist, at vi præsterer bedre, når der er andre til stede, end når vi skal præstere alene. Fænomenet betegnes social facilitering. Når vi er på afstand af andre, mister vi den sociale facilitering. Vi animeres ikke på samme måde og risikerer derfor at præstere dårligere[ii].

 

Ledelse af virtuelle teams

Når du er leder af et virtuelt team, er det derfor vigtigt for teamets sociale liv og deres præstationer, at du bringer deltagerne sammen både fysisk og virtuelt. Ligeledes er det vigtigt, at de enkelte medlemmer præsenterer deres arbejde for hinanden og at I finder ind til, hvordan I er gensidigt afhængige af hinanden. De fysiske samlinger må være forberedte og tage afsæt i jeres fælles mission og de konkrete opgaver, de enkelte teammedlemmer har. Herudover må du sikre rigelig tid og plads til socialt samvær. De sociale relationer vil være afgørende for, i hvor høj grad teamet efterfølgende spiller sammen og bruger hinanden.

Virtuelle teams må udgøre et fællesskab

At have et tilhørsforhold er et grundlæggende behov for os mennesker. At opbygge tilhørsforhold mellem mennesker, som på kortere eller længere afstande skal samarbejde, kan i høj grad være udfordrende. Sense of belonging betegner det forhold, at vi både socialt og arbejdsmæssigt ønsker at være accepterede som en del af et fællesskab samt at bidrage med vores kompetencer til skabelsen af noget mere og større end det, vi selv står for. Når andre oplever og anerkender os som naturlige deltagere i et fællesskab, er grundlaget for et tilhørsforhold skabt. Dette kan være dine ledetråde til at forme et team, der fungerer professionelt og socialt over afstande.

 

Vi har alle forudindtagede formodninger om, hvad situationer og andre mennesker rummer. Vores sprog – og den måde, vi i øvrigt udtrykker os på – påvirker stærkt, hvordan samarbejder rent faktisk bliver. For at få et virtuelt samarbejde til at foregå på et fælles defineret grundlag må du derfor opbygge dit virtuelle team gennem samtaler, hvor jeres fælles fundament kan formuleres. Begrebet common ground betegner det fælles fundament for en gruppes samarbejde og kommunikation[iii]. Dette dækker mere end blot en fælles forståelse af opgaven, vores roller og ansvarsområder. Common ground indebærer også, hvordan vi skal interagere, hvornår og på hvilke medier. Et fælles forståelsesgrundlag gælder både fortolkning af vision, mål og opgaver og forståelsen af hinanden og fortolkningen af hinandens styrker og forskelligheder. Når common ground får en særlig betydning for dig og dit virtuelle team, er det netop, fordi I har distancen mellem jer som et vilkår. Den rette anvendelse af IT kan kompensere noget for den virtuelle distance, men aldrig helt.

 

7 spørgsmål til virtuelle teams

Det fællesskab, I skal etablere på jeres IT-platforme, skal styrke teammedlemmernes fælles identitet. Det er derfor nyttigt, at I får aftalt nogle spilleregler for jeres færdsel og kommunikation på nettet[iv].

Til dette formål kan I finde inspiration i følgende spørgsmål:

1. Hvor tit skal den enkelte være aktiv på jeres platform?
2. Hvordan og hvor meget skal man skrive om, hvad man laver?
3. Hvordan afsluttes diskussioner i en tråd?
4. Hvordan bruger I billeder, links, videoer, emojis, fagord, slang?
5. Hvornår bliver noget spam?
6. Hvordan bliver det sjovt og pirrer besøgsfrekvens og anvendelse uden at blive stødende?
7. Hvordan sikrer I, at alle prioriterer jeres teamsite?

 

Kilder:

[i] Christensen, P.H. (2015) Distance i arbejdslivet. Samfundslitteratur.

[ii] Baumeister og Leary (1995) i Christensen (2015) Distance i arbejdslivet. Samfundslitteratur.

[iii] Bollerup-Jensen, T. (2013) Kommunikation på distance. Erhvervspsykologi, 2.

[iv] Stick, H. (2011) Virtuelle team. Gyldendal Business.